Tipps für den Erstkontakt mit einem Headhunter

Ein unerwarteter Anruf von einem Headhunter? Dieser kann viele Gedanken auslösen: Woher hat die Person meine Nummer? Wie sollte ich reagieren? Was erwartet mich im Erstgespräch? Egal, ob Sie aktiv auf Jobsuche sind oder nicht, ein professioneller Umgang mit Headhuntern und Personalberatern kann Ihre Karrierechancen deutlich verbessern.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie souverän auf einen Headhunter reagieren, welche Fragen Sie stellen sollten und warum ein solcher Kontakt oft mehr Möglichkeiten bietet, als auf den ersten Blick sichtbar ist.

Woher hat der Headhunter meine Nummer?

Vielleicht fragen auch Sie sich im ersten Moment, woher der Headhunter Ihre Kontaktdaten hat. Die Antwort ist meist unspektakulär, aber effektiv: Headhunter nutzen berufliche Netzwerke wie LinkedIn oder XING, durchsuchen Lebenslaufdatenbanken oder erhalten Empfehlungen aus ihrem Netzwerk. In manchen Fällen werden interessante Kandidaten auch durch Publikationen, Vorträge oder Branchenveranstaltungen entdeckt.

Wichtig zu wissen: Ein professioneller Headhunter geht diskret mit Ihren Daten um und sucht gezielt nach Fach- und Führungskräften, die zu einer bestimmten Position passen. Ihr Profil scheint also einen sehr guten Eindruck gemacht zu haben.

Wenn der Headhunter anruft: Wie reagieren Sie am besten?

Auch wenn der Anruf unerwartet kommt, bleiben Sie ruhig und hören Sie sich das Angebot zunächst in Ruhe an. Headhunter verstehen, dass Sie möglicherweise gerade keine Zeit für ein ausführliches Gespräch haben. Scheuen Sie sich nicht, höflich um einen Rückruf zu bitten, wenn Sie einen ungestörten Moment bevorzugen.

Wenn ein Headhunter oder Personalberater Sie kontaktiert, wird er sich in der Regel freundlich und diskret vorstellen.
Meist läuft das so ab:

• Er nennt seinen Namen und die Organisation, für die er arbeitet (z. B. eine spezialisierte Personalberatung).
• Er erklärt kurz, dass er im Auftrag eines Mandanten tätig ist und aktuell nach passenden Kandidaten für eine bestimmte Position sucht.
• Oft wird der Begriff "Personalberatung" oder "Executive Search" verwendet, seltener direkt der Begriff "Headhunter". (Eine genaue Erklärung zu den verschiedenen Begriffen finden Sie hier:
  ➡️ Personalberatung, Vermittlung, Headhunting: Die Unterschiede einfach erklärt)
• Manchmal bleibt die Angabe des konkreten Unternehmens, für das gesucht wird, in diesem ersten Gespräch noch anonym. Stattdessen wird allgemein über die Branche oder den Standort gesprochen.

Ein typischer Gesprächsbeginn könnte zum Beispiel lauten:

"Guten Tag, mein Name ist Anna Müller von der XYZ Personalberatung. Wir unterstützen derzeit ein führendes Unternehmen aus der Konsumgüterbranche bei der Besetzung einer wichtigen Management-Position und ich bin bei meinen Recherchen auf Ihr Profil gestoßen. Dürfte ich Ihnen dazu ein paar Fragen stellen?"

Wichtig zu wissen:
Professionelle Headhunter respektieren Ihre Situation und fragen diskret, ob Sie aktuell offen sprechen können. Falls nicht, bieten sie von sich aus an, ein anderes Gesprächszeitfenster zu vereinbaren.

Was passiert beim Erstgespräch?

Das erste Telefonat mit einem Headhunter ist kein klassisches Vorstellungsgespräch, sondern eher ein lockeres Kennenlernen.
Der Personalberater möchte herausfinden, ob Ihr Profil grundsätzlich zu der gesuchten Position passt. Sie wiederum erhalten die Möglichkeit, mehr über die Rolle und das Unternehmen zu erfahren.

Typische Themen sind dabei Ihre bisherigen beruflichen Stationen, Ihre aktuelle Situation sowie Ihre Motivation und Zukunftspläne. Oft wird auch über Ihre Gehaltsvorstellungen oder Wechselbereitschaft gesprochen, allerdings bleibt dies im ersten Gespräch meist noch auf einer unverbindlichen Ebene.

Im Telefonat selbst sollten Sie sich also zunächst grundlegende Informationen geben lassen: Um welche Branche geht es? Welche Position ist vakant? Wo befindet sich der Standort? Ein seriöser Headhunter wird Ihnen diese Angaben – soweit möglich – offen mitteilen oder erklären, warum gewisse Details zu diesem Zeitpunkt noch vertraulich sind. Es ist vollkommen in Ordnung, wenn Sie sich nach dem Gespräch Bedenkzeit erbitten. Headhunter wissen, dass ein Jobwechsel wohlüberlegt sein will.

Bleiben Sie dabei offen, aber auch realistisch. Und: Seien Sie diskret! Informationen über einen möglichen Wechsel sollten zu diesem Zeitpunkt ausschließlich zwischen Ihnen und dem Headhunter bleiben.

Typische Fragen, die Sie stellen sollten

Auch für Sie ist das Telefonat eine Gelegenheit, mehr zu erfahren.
Sie können beispielsweise nach der konkreten Aufgabenstellung der Position fragen oder danach, ob die Stelle neu geschaffen wurde oder es sich um eine Nachfolge handelt. Interessant sind auch Fragen nach der Unternehmenskultur, der Teamstruktur oder dem geplanten weiteren Auswahlprozess. Falls Ihnen der Headhunter den Namen des Unternehmens zunächst nicht nennen kann, ist das kein Grund zur Sorge. Diskretion ist gerade bei noch besetzten Schlüsselpositionen üblich.

Diese Fragen können Sie stellen:

Welche Aufgaben und Ziele umfasst die Position konkret?

Warum ist die Stelle vakant (Neuschaffung, Nachfolge)?

Für welche Branche und welches Unternehmen wird gesucht? (sofern möglich)

Wie ist der weitere Auswahlprozess geplant?

Welche nächsten Schritte schlagen Sie vor?

Wie machen Sie sich für Headhunter sichtbar?

Falls Sie selbst häufiger von Headhuntern kontaktiert werden möchten, sollten Sie Ihr berufliches Profil entsprechend gestalten.
Aktualisieren Sie Ihre Angaben auf Plattformen wie LinkedIn oder XING und verwenden Sie Begriffe, nach denen Headhunter suchen wie etwa Ihre aktuelle Rolle, Kernkompetenzen und relevante Schlagwörter aus Ihrer Branche.

Zudem können Sie durch Branchen-Engagement, Veröffentlichungen oder Vorträge auf sich aufmerksam machen. Signalisieren Sie auch durch Ihr Auftreten, dass Sie offen für interessante Angebote sind, ohne direkt einen Jobwechsel zu kommunizieren.

Tipps:

Aktualisieren Sie Ihr Profil: Pflegen Sie auf LinkedIn und XING ein vollständiges, aktuelles Profil mit klaren Angaben zu Ihren Erfahrungen und Fähigkeiten.

Verwenden Sie relevante Schlagwörter: Headhunter suchen nach bestimmten Begriffen wie "Teamleitung Vertrieb", "Spezialist SAP" oder "Leiter IT".

Zeigen Sie Karrieremotivation: Machen Sie durch Beiträge oder Empfehlungen auf sich aufmerksam, z. B. durch Fachartikel oder Branchenbeteiligungen.

Signalisieren Sie Offenheit: Wenn Sie offen für neue Angebote sind, kann eine dezente Bemerkung wie "neugierig auf neue Herausforderungen" im Profil helfen.

Aktiv mit Personalberatern in Kontakt treten

Nicht nur Headhunter können den ersten Schritt machen, auch Sie selbst können proaktiv für die besten Karrierechancen auf erfahrene Personalberater zugehen. Gerade wenn Sie spüren, dass Sie sich beruflich weiterentwickeln möchten oder gezielt eine Veränderung suchen, lohnt sich dieser Weg. Viele spezialisierte Personalberater freuen sich über Initiativkontakte von qualifizierten Kandidaten. Auf diese Weise können Sie Ihr Profil gezielt vorstellen und gemeinsam passende Möglichkeiten ausloten, auch wenn aktuell keine konkrete Vakanz veröffentlicht ist.

Wichtig ist dabei eine professionelle Ansprache: Bereiten Sie einen aktuellen Lebenslauf vor, definieren Sie Ihre Zielvorstellungen klar (z. B. Branche, Position, Standort) und treten Sie offen, aber verbindlich auf. Ein persönliches Gespräch oder ein vertrauliches Telefonat kann dann der Beginn einer langfristigen Zusammenarbeit sein.

Einige Personalberatungen bieten neben der klassischen Vermittlung auch Karrierecoachings an. Diese Coachings unterstützen Sie dabei, Ihre beruflichen Ziele zu schärfen, Ihre Stärken besser zu kommunizieren und sich optimal auf Bewerbungsprozesse vorzubereiten. Besonders in Phasen der Neuorientierung kann ein professioneller Blick von außen helfen, Potenziale zu erkennen und neue Perspektiven zu entwickeln. Fragen Sie gezielt nach solchen Zusatzangeboten, denn sie können einen entscheidenden Unterschied für Ihre nächsten Karriereschritte machen.

Tipp: Über unser Verzeichnis auf Personalberater.de finden Sie passende Personalberatungen, die Sie auf Ihrem nächsten Karriereschritt begleiten.

Fazit: Ein Anruf vom Headhunter kann ein Türöffner sein

Ein Gespräch mit einem Headhunter ist keine Verpflichtung, aber eine wertvolle Gelegenheit. Selbst wenn Sie aktuell zufrieden in Ihrem Job sind, lohnt es sich, das Gespräch professionell und offen zu führen. So bleiben Sie am Puls des Marktes, erfahren von spannenden Entwicklungen und vielleicht ergibt sich daraus Ihre nächste große Karrieremöglichkeit.

Bleiben Sie dabei freundlich, diskret und gut vorbereitet – und nutzen Sie den Kontakt, um Ihre Karriere gezielt weiterzuentwickeln.

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